EN SKRÄDDARSYDD VÅRDLÖSNING

År 2007 startade företaget Vårdstyrkan upp sin verksamhet, de ville hitta ett företag som kunde erbjuda skräddarsydda lösningar. Pulsen och Magna Cura blev svaret på deras lösning.

Vad var deras utmaning?

Det fanns en hel del utmaningar inom flera delar, HSL- och SoL-dokumentation, schemahantering, planering och avvikelser m.m.

 

När det gällde HSL- och SoL-dokumentation så var det mest självklara problemet den handskrivna dokumentation som ibland kunde kan vara svår att läsa.

Ett annat problem som fanns var Vårdstyrkans schema- och lönehantering, hanteringen var tidsödande med formler som inte stämde och turbeteckningar som var olika för alla avdelningar. Det tog mycket tid att hantera och administrera.


Det förekom även många former av dubbelarbete eftersom cheferna i verksamheterna jobbade med sina excelscheman och en central schemahanterare lade in samma schema i schemasystemet.

Företaget hade även schemaavikelser och timrapporter som registrerades på papper i verksamheterna och som sedan skickades till schemahanteraren som fick mata in samma information i systemet. Månatligen skickades en schemafil per e-post till den externa lönehanteraren, men all ob-tid var tvungen att skrivas ut på papper och tas med manuellt till lönehanterarens kontor, 15 minuters promenad bort, för att sedan läggas in manuellt i lönesystemet. Det var tidskrävande, skapade stor irritation, var opraktiskt och knappast kostnadseffektivt.


En annan stor utmaning för Vårdstyrkan var insatsplaneringen för hemtjänsten med excelscheman som började bli ohållbar när hemtjänsten växte. De hade en heltidsanställd person som i stort sätt endast arbetade med att lägga scheman. Trots det fanns det ibland insatser som hade missats. Det skapade en osäkerhetsfaktor eftersom man var orolig att någon kund skulle bli utan hjälp, något som (som tur var) aldrig hände.


Det saknades även en riktig avvikelsemodul och möjligheterna att få ut bra statistik.

Vår lösning

Vårdstyrkan implementerade Magna Cura. All dokumentation som förr var svår att tyda på grund av handskrivna rapporter blev nu tydliga då alla verksamheter inom HSL och SoL, dokumenterade i Magna Cura.


De slapp även dokumentationspärmar som låg hemma hos vårdtagare där egentligen vem som helst kunde öppna pärmen och läsa sekretessbelagd information, detta försvann i och med det nya IT-stödet.


Magna Curas schemamodul är mycket lättjobbad och nu förekommer inget dubbelarbete och vissa enheter använder även önskeschema, vilket är uppskattat.


Det är även så att verksamheterna själva lättare ser mönster i olika typer av frånvaro på ett bättre sätt när de själva hanterar hela schemat och inte endast frånvarolappar.


Införandet av planeringsmodulen sparar också mycket tid att planera direkt i Magna Cura istället för i ett excelark. Likaså Avvikelsemodulen är mycket lättanvänd och lämnar utrymme för egna arbetssätt eftersom inte allt är hårdkodat. Det ger möjlighet till mycket bättre statistik än vanlig pappershantering, plus att personalen själva kan gå in och se efter hur det går med ens egen avvikelse.

Pulsen och Vårdstyrkan har i samarbete skapat en integration med lönesystemet Kontek, vilket har medfört att de inte bara kan få med tider och schemaavvikelser utan även all ob-tid, och slipper därmed knappa in det manuellt. Detta har sparat både tid och pengar.

Vilka blev fördelarna?

Vilken effekt har ni uppnått och vilka besparingar har ni kunnat räkna hem med hjälp av denna lösning?

  • När det gäller HSL- och SoL-dokumentationen har Vårdstyrkan uppnått bättre spårbarhet och bättre säkerhet med digital dokumentation.
  • När det gäller schemahanteringen har vi en månatlig besparing på 50 000 kr eftersom vi hanterar våra egna löner.
  • Med planeringsmodulen sparar företaget i tid in minst 70% av en heltid för schemahantering. Vi har även en större säkerhet med färre insatser som försvinner.

Vad blir nästa steg?

Vårdstyrkan planerar att börja använda kalenderfunktionen inom HSL- och SoL-dokumentationen, så de kan släppa papperskalendern ”Blå boken”.

På sikt få fler enheter att börja jobba med önskeschema inom schemahanteringen.

När det gäller helheten är det användande av SITHS-kort i samband med citrixinloggning som ligger nära till hands.

För mer information:

Anette Andersson, Tel: 033-17 19 12, Mail: anette.andersson@pulsen.se

Dela gärna
Dela på Facebook Dela på Twitter Dela på LinkedIn Skicka detta via e-post