Personer kommer och personer går. Digitala identiteter och behörigheter består?

Hur hanterar du personuppgifter i ett allt större systempussel?

Det svåra har blivit enkelt

Saknade kontouppgifter till nödvändiga resurser på grund av manuella och tidskrävande processer. En uppsjö av lösenordsärenden och ett växande berg av konton trots att personer lämnat verksamheten. Känner du igen dig? Då är du inte ensam. Med administration av anställda och elevers digitala identiteter och behörigheter i spridda system är det svårt att upprätthålla en effektiv och innovativ verksamhet med korrekt hantering av personuppgifter.

Med information från kommunens personal- och elevadministrativa system skapar, uppdaterar och avslutar vi kommunens digitala identiteter och behörigheter i anslutna system. Med tjänsten ControlID, en heltäckande identitets- och accesslösning i molnet, gör vi det som tidigare varit svårt och resurskrävande tillgängligt för alla. Dina användare får tillgång till de resurser de behöver. När de behöver dem. Så länge de behöver dem.

Anslut en eller flera resurser

ControlID är en händelsestyrd lösning som omedelbart tar hand om de förändringar som registreras i dina källsystem. Genom smart distribution av användaruppgifter förkortas frustrerande ledtider. Nya medarbetare och elever får snabbt tillgång till anslutna resurser. Office365, G Suite, Active Directory, Exchange och katalogtjänst HSA? Du väljer. Vi tar hand om resten.

Glömda lösenord? Det gör inget.

Vi har alla varit med om att glömma ett lösenord. När det väl inträffar är det viktigt att lösningen är nära tillhands och att man snabbt kan vara i arbete igen. Med ControlID kan såväl medarbetare som elever hjälpa sig själva. Med metoder som SMS, e-post eller säkerhetsfrågor kan alla användare återställa sitt lösenord när glömskan slagit till. Utsedd personal kan också ges möjligheten att hjälpa andra. Lösningen möjliggör till exempel att lärare snabbt kan hjälpa sina elever när lösenordet glömts bort. SKOLA OCH UTBILDNING

Ett konto. En inloggning. Flera resurser.

En sammanhållen och automatiserad livscykelhantering av kommunens användarkonton och personuppgifter förenklar dina medarbetares och elevers digitala närvaro. Med en sammanhållen kontohantering skapas möjligheten till Single Sign On, där en enda inloggning öppnar dörren till flera resurser. Med så kallad identitetsfederation, ett handslag med anslutna resurser/leverantörer, agerar kommunen dörrvakt och säkerställer identiteten på den som loggar in. Användaruppgifterna stannar hos dig.

Systemet har stöd för stark autentisering med flera metoder, exempelvis Mobilt BankID, SITHS-kort, E-ID2 och SMS. Stöd finns även för inloggning med sociala konton som Google och Facebook.

Kvalitet och tillit till hanterade personuppgifter

Med tiden förändras medarbetares och elevers personuppgifter. Namn- eller personummerbyte sker ofta utan förvarning och det är därför svårt att uppfylla de allt tydligare kraven på hantering av korrekta personuppgifter.

Med tillägget Quality ID finns möjligheten att kvalitetssäkra registrerade personuppgifter mot Skatteverkets folkbokföringsuppgifter och med automatik rätta felaktiga personuppgifter i anslutna system. Kvalitetssäkringen sker såväl vid skapande av nya digitala identiteter som vid löpande förändringar i folkbokföringsregistret. Hanterade personuppgifter hålls ständigt uppdaterade och du kan känna tillit till att rätt person ges rätt behörigheter.

Med självservice effektiviseras beställningar

När automatiskt tilldelade resurser och behörigheter inte räcker till är det viktigt med effektiva och säkra beställningsprocesser. När ytterligare resurser eller utökad behörighet behövs kan den anställde själv ansöka om denna. Ansökan går automatiskt vidare till utsedd personal för godkännande. När förutsättningen för den godkända behörigheten sedan förändras, exempelvis när den anställde byter tjänst, hjälper systemet till med en påminnelse om att godkänd behörighet behöver ses över.