Pulsen Integration > Hur passar AI och RPA in i verksamheten?

Hur passar AI och RPA in i verksamheten?
3 frågor att ställa för en lyckad satsning

Några av de mest trendiga begreppen inom IT just nu är AI och RPA. Många företag och organisationer är intresserade av att komma igång inom området, men det är lätt att hamna fel om man inte använder tekniken rätt och gör sina val utifrån verksamhetens strategiska inriktning säger Kevin Libbos på Pulsen Integration.

AI (Artificial intelligence) är knappast ett nytt begrepp. Det började akademiskt användas redan på femtiotalet. Men det är nu vi börjar se nytta i vardagen som kan komma av artificiell intelligens, kognitiva robotar, självkörande bilar och många former av machine learning som stöd inom olika verksamheter. Ett nyare begrepp är RPA (Robotic Process Automation) som använder maskininlärning och liknande metoder för att till exempel automatisera processer så att medarbetarna slipper lägga kraft på repetitiva rutinuppgifter.

 

Både AI och RPA är heta begrepp inom IT just nu, både utifrån vad de kan åstadkomma idag och för den enorma potential man ser i framtiden. Många verksamheter vill hoppa på tåget snabbt, men för att lyckas bra med sina satsningar gäller det att ha bra koll på hur dessa matchar bolagets strategiska mål och på vilken teknik som passar för vilka utmaningar.

 

- Som specialist inom verksamhets- och processutveckling träffar jag rätt ofta på företag som tänker att AI och RPA är olika ord för samma sak. Det är det absolut inte. För att skapa värde i organisationen genom dessa satsningar är det viktigt att man vet om vilka delar AI är bra på och vilka delar RPA är bra på så att man bygger de lösningar som matchar företagets behov, säger Kevin Libbos, Head of Business Advisory Nordics, på Pulsen Integration.

 

- Det är också viktigt att man inte hoppar rätt in i tekniken, till exempel genom att utgå från en process man vill automatisera direkt. Allt arbete måste utgå från organisationens långsiktiga strategiska mål och att identifiera de processer som gör bäst nytta för att uppfylla de målen.

 

3 frågor att ställa för en lyckad satsning på AI eller RPA

 

Hur ska man då som organisation närma sig frågan kring AI eller RPA? Kevin Libbos utgår i sitt arbete från tre frågeställningar som hjälper till att göra en bättre rustad att identifiera AI- eller RPA-möjligheter på ett korrekt och effektivt sätt: Vilka strategiska mål har man; vilka kärnprocesser leder till dessa mål; och, kanske lite överraskande, vilken personlighet har dessa processer?

 

1) Vilka är de kort- och långsiktiga strategiska målen?

 

Några av de vanligaste strategiska målen är:

  • att sänka operativa kostnader på kort sikt
  • att förbättra medarbetarnas eller kundernas upplevelse av bolaget
  • att utveckla och transformera nuvarande arbetssätt på lång sikt
  • regelefterlevnad

 

Det är organisations strategiska mål som sätter ramarna för allt annat arbete som görs. Det påverkar naturligtvis också hur man utvärderar användandet av nya tekniker som AI och RPA. När man ser över de strategiska målen kan man självklart ha flera mål som är viktiga för verksamheten. Då behöver dessa prioriteras och viktas i enlighet med vad som är viktigast att ta itu med först.

 

Förutom strategin är tidsperspektivet, både för implementeringsfasen och för return on investment på sikt, viktigt att ta med som en del i beslutsprocessen. Om det strategiska målet är att sänka kostnaderna på kort sikt kan teknikvalet skilja sig väsentligt beroende på vilken tidsram man har. Ett annat exempel är ett strategiskt mål för att förbättra kundupplevelsen. Oavsett om man vill automatisera det nuvarande arbetssättet eller helt förändra dito, kommer det sannolikt leda till att olika tekniska lösningar övervägs. Detta gäller särskilt i kontexten AI eller RPA, som båda har väldigt olika typer av påverkan och tidsramar.

 

Nu när man identifierat och prioriterat sina strategiska mål, kan man flytta ner en nivå.

 

2. Vilka kärnprocesser leder till målen?

 

- Många kunder kommer till oss med en process i åtanke, redo för att implementera en specifik teknologi. Detta är naturligtvis bra, så länge den processen ligger in linje med de strategiska målen. Gör den inte det är det rent slöseri både med tid och pengar, säger Kevin Libbos.

 

- Ett vanligt strategiskt mål är att digitalisera kundupplevelsen. Samtidigt kommer kunden och vill applicera AI eller RPA på en finansprocess. Även om denna back-end-process antagligen är en bra kandidat för RPA eller AI kommer den inte att adressera det strategiska målet kring kundupplevelsen. I det här fallet kanske företaget upplever otillfredsställande resultat i sin kundfeedback. Då är det där man ska börja för att långsiktigt kunna behålla sina kunder och i förlängningen sitt företag. Det är oroväckande många företag som glömmer sin strategi och går direkt till tekniska lösningar, fortsätter Kevin Libbos.

Rätt sätt - En teknik som passar den strategiskt identifierade processen

Fel sätt - En process som passar den teknik som du är intresserad av

Den som väljer fel sätt riskerar att sitta med en teknikplattform som kräver en ny typ av kompetens som är svår och dyr att hitta, och som ofta också kräver extra underhålls- och licenskostnader. Allt detta för en process som inte hjälper verksamheten nå sina strategiska mål.

Så gör det på rätt sätt. Börja med strategiska mål, identifiera relevanta processer och sätt igång. Med de strategiskt identifierade processerna på plats (prova en enkel vägd inventeringsmatris) är det dags att studera dess personlighet. Vad betyder det? Har processer en personlighet?

 

3. Vad har processerna för personlighet?

 

Det är sant, processer har en personlighet! Kanske inte i på det sätt man vanligtvis tänker gällande personlighet, men här är några enkla exempel.

 

Vissa processer är mycket konsekventa och utför samma funktion varje dag. Dessa är ofta enkla av naturen och lätta att hantera.

 

I andra änden av personlighetsskalan kan vissa processer, precis som människor, vara väldigt komplexa och du vet aldrig vad som kommer näst. De kräver komplicerade, långa, väl genomtänkta beslut innan man gör sitt nästa drag.

 

Vidare kan vissa processer vara mycket sociala och gör sig påminda tusentals gånger i månaden (till exempel fakturamatchning) medan andra är mer introverta och endast återkommer månadsvis (till exempel månadsrapportering). Att känna igen dessa personlighetsdrag kommer att ha stor inverkan på de tekniska överväganden man gör.

 

Så hur påverkar då personligheten hos den strategiskt identifierade processen valet av teknik?

  • Är den social, konsekvent och lätthanterlig? Överväg att undersöka RPA ytterligare.
  • Är din process introvert, inkonsekvent och komplex? Då kan en AI-lösning hjälpa till att bättre uppnå de strategiska målen.

 

Självklart krävs ytterligare undersökning av strategi, människor, processer och system innan man landar i rätt val, men med dessa tre enkla frågor kommer man tillräckligt långt för att komma igång på ett bra sätt. Tekniken är fantastisk idag, och kommer utvecklas snabbt till ännu mer spännande lösningar i framtiden. Men AI och RPA skapar bara värde om man implementerar den på strategiskt identifierade och prioriterade processer som hjälper organisationen nå sina mål.

 

Kom ihåg;

  • Rätt sätt - Välj teknik som passar den strategiskt identifierade processen
  • Fel sätt - En process som passar den teknik som du är intresserad av.

 

Hur kan vi hjälpa dig komma vidare?

 

· Är du intresserad av en processutvärdering för att kunna identifiera AI- och RPA-möjligheter.

· Alternativt en workshop för att definiera och prioritera strategiska processer redo för att implementera RPA och AI.

 

Tveka inte att kontakta Kevin Libbos, Head of Business Advisory Nordics på Pulsen Integration.

KONTAKT

Kevin Libbos

Head of Business Advisory - Nordics

Pulsen Integration AB

08-553 334 11

KONTAKTA OSS

Besöksadress - huvudkontor:

Nils Jakobsonsgatan 5, Borås

Postadress: Box 881, 501 15 Borås

 

Växel: 033-17 18 00

E-post: info@pulsen.se

Faktura: skanning@pulsen.se

 

Alla kontor >

KONTAKTA OSS

 

Besöksadress:

Nils Jakobsonsgatan 5, Borås

Postadress: Box 881, 501 15 Borås

 

Alla kontor >


 

Växel: 033-17 18 00

E-post: info@pulsen.se

Faktura: skanning@pulsen.se


Officiell Facebook-sida för Pulsen
Officiellt Twitterkonto för Pulsen
Officiell LinkedIn-sida för Pulsen
Pressrum på MyNewsdesk för Pulsen