Pulsens rättsäkra system blev Nackas lösning

Nacka tillsammans med Upplands Väsby och Täby hade identifierat behovet av ett utvecklat systemstöd för en modern socialtjänst. Det fanns vid den tiden inga verksamhetssystem på marknaden som erbjöd en sammanhållen handläggning för myndighet, utförare och medborgare.

Visionen bakom systemet var att det skulle stötta en säker kommunikation mellan medborgare, utförare och myndighet. Samt att systemet skulle vara processtyrt och stötta en rättssäker handläggning. Med utgångspunkten tagen i de processkartor kommunerna tagit fram tillsammans gick man ut i upphandling för att se om det fanns aktörer på marknaden som hade kapaciteten att utveckla ett sådant system. Pulsen var den leverantör som vann upphandlingen. Efter avslutat införande arbetar nu Välfärd samhällsservice och Socialtjänsten inom Nacka kommun i ett gemensamt stödsystem, Combine från Pulsen Omsorg.

 

Syftet med systemet är att samtliga processer kring kund ska hanteras rättssäkert. Välfärd samhällsservice har även valt att addera modulen Combine HSL, för att all journalhantering och dokumentation ska ske via ett system och på så sätt undvika dubbelarbete. Combine och modulen HSL är nu infört i berörda verksamheter inom Välfärd samhällsservice. Nacka Kommuns styrmodell bygger på kundval vilket innebar att deras utförande jämställdes med övriga privata aktörer på marknaden. Situationen gjorde att det inte fanns samma kopplingar som i en sammanhållen kommun där Socialtjänsten och utföranden fanns i samma organisation. Det uppstod ett gränssnitt mot myndigheten som de fick förhålla och agera utifrån.

Istället för en delad projektledning med extern och intern projektledare fattade Nacka tidigt beslut om att endast ha en extern projektledare från Pulsen och med ett nära samarbete mellan projektledaren och förvaltningsledarna höll nere konsluttiden. Förvaltningsledarnas raka kommunikationsvägar in i organisationen och mandat att fatta beslut under projektets gång utan att behöva konsultera styrgruppen var en förutsättning för att få ett fungerande flöde i införandet.


Införandet startade med en tydlig projektorganisation med olika roller och ansvar som var avgränsade och det fanns även en huvudprojektledare med en tydlig ledning. Projektledaren hade utöver projekt- och styrgruppsmöten de båda förvaltningsledarna att tillgå, dessa med mandat att besluta om förändringar i det operativa införandet vilket var nödvändigt för att få kontinuitet i införandet och hålla tids- och aktivitetslistan hela tiden aktuell. Under projektet rullades varje enhet ut en och en där specialister utbildade expertanvändare vilka i sin tur utbildade sina kollegor.

 

Under projektet organiserades frukostmöten med information om bakgrund, mål, syfte samt tids- och aktivitetsplan som riktade sig till alla chefer inom de verksamhetsområden som berördes. Under dessa frukostmöten var även konsulterna närvarande för att få en större förståelse och involvering. Under införandet av modulerna social journal och HSL passerade tre olika projektledare från Pulsen av olika skäl.

– Det var inte optimalt men under så pass lång införandetid så blev det en realitet att förhålla sig till, säger Thomas Gillström, IT-strateg inom Välfärd samhällsservice i Nacka Kommun och fortsätter:

– Detta gjorde att vi fick pausa införandet under någon vecka och vid återstarten hade vi en projektledare på plats som var väl insatt i hur Nacka fungerade som kommun och som därmed snabbt kunde sätta sig in i situationen. Detta gav ett tydligt ledarskap och ett bättre flöde i
samarbetet, inte minst med projektgrupp och förvaltningsledare, fortsätter Thomas Gillström.

 

Än så länge är reaktionerna positiva hos den kommunala produktionen i Nacka kommun även om det fortfarande dyker upp frågor kopplat till det dagliga arbetet. Kring projektorganisationen från införandet har de byggt en intern verksamhetsnära förvaltningsorganisation och tagit fram en plan som styrdokument. Det gör att det stora arbetet med att upprätthålla och kvalitetssäkra projektet har underlättats.

 

– Att alla medarbetare arbetar och följer upp på samma sätt inom hela organisationen gör att vi kan följa upp och kvalitetssäkra effektmål som verksamheten satt upp. Effektmål som vi kan utveckla från enhetsnivå till verksamhets-/organisationsnivå i syfte att urskilja positiva/negativa effekter och utifrån dessa arbeta för att kvalitetssäkra processer och arbetssätt, säger Thomas Gillström.

 

– Vår målsättning var att låta Pulsen bygga modulen kring en standardkonfiguration som var strikt kopplad till krav och riktlinjer inom lagrummet. Detta för att inte skapa utrymme för tolkningar av vad som var vårt egentliga uppdrag som kommunal utförare. Ytterligare en målsättning med konfigurationen var att säkerställa att förutsättningarna fanns för att nå våra effektmål. Jag tror det var en framgångsfaktor vid införandet, säger Thomas Gillström.

Vill du veta mer om denna lösning?





KONTAKT

Carin Sundin

Partner- och upphandlingsansvarig

Pulsen Omsorg AB

KONTAKTA OSS

Besöksadress - huvudkontor:

Nils Jakobsonsgatan 5, Borås

Postadress: Box 881, 501 15 Borås

 

Växel: 033-17 18 00

E-post: info@pulsen.se

Faktura: skanning@pulsen.se

 

Alla kontor >

KONTAKTA OSS

 

Besöksadress:

Nils Jakobsonsgatan 5, Borås

Postadress: Box 881, 501 15 Borås

 

Alla kontor >


 

Växel: 033-17 18 00

E-post: info@pulsen.se

Faktura: skanning@pulsen.se


Officiell Facebook-sida för Pulsen
Officiellt Twitterkonto för Pulsen
Officiell LinkedIn-sida för Pulsen
Pressrum på MyNewsdesk för Pulsen